O cliente pede: “manda assinado digitalmente”.
Essa frase quer dizer duas coisas completamente diferentes, e normalmente quem pede não separou qual delas quer. A confusão custa caro nos dois sentidos — gente cobrando certificado digital de cliente que nunca vai ter um, e gente aceitando um “ok” de WhatsApp como se fosse contrato.
As duas aparecem no mesmo menu, no lançamento — e resolvem coisas diferentes. Os dados desta tela foram substituídos por fictícios.
As duas perguntas
A diferença fica simples quando se olha para o que cada assinatura responde.
Assinatura digital com certificado responde: este documento saiu mesmo desta empresa, e ninguém mexeu nele depois?
Assinatura eletrônica responde: a outra parte concordou com isto?
São perguntas diferentes. É por isso que uma não substitui a outra.
Assinatura digital: a empresa assina
Aqui quem assina é a sua empresa, com o certificado A1 — o mesmo arquivo que já emite a sua NF-e e a sua NFS-e. Não é um certificado novo, nem outro custo.
O que acontece com o PDF:
- ele recebe uma assinatura criptográfica (PKCS#7/CMS) que fica embutida no arquivo;
- qualquer alteração posterior, mesmo de um caractere, quebra a validação;
- aparece um carimbo visível com o nome e o CNPJ da empresa, no ponto onde você escolher.
O cliente não precisa de nada. Não instala, não cadastra, não assina. Ele recebe um PDF que se identifica sozinho.
Onde isso faz sentido: comprovante de baixa, recibo, segunda via, qualquer documento que você emite e manda — e que não deveria poder ser editado no caminho. No InfoKaw, o recibo de baixa de contas a receber e a pagar sai assim, e os formulários do lançamento também podem sair.
Assinatura eletrônica: o cliente assina
Aqui o movimento é o contrário. O documento vai para a outra parte, e ela assina.
Não é certificado. É um link: o signatário abre, confere, assina. O que fica registrado é quem assinou, quando e de onde — e esse registro é o que sustenta o documento depois.
Onde isso faz sentido: contrato, ordem de serviço, orçamento aprovado, termo de entrega, autorização. Tudo que depende do de acordo de alguém de fora.
Exigir certificado digital nesses casos é empurrar o cliente para a solução que ele conhece: imprimir, assinar, fotografar e mandar no WhatsApp. O que você recebe de volta é uma foto, e foto não prova nada.
Por que as duas no mesmo documento
Esta é a parte que costuma passar despercebida.
Uma ordem de serviço pode sair da sua empresa carimbada com o certificado — provando que aquele documento, com aqueles valores, é seu — e ir para o cliente assinar eletronicamente por cima disso.
As duas camadas se somam:
| Assinatura digital | Assinatura eletrônica | |
|---|---|---|
| Quem assina | a sua empresa | o cliente |
| O que prova | origem e integridade | concordância |
| O cliente precisa de quê | nada | um celular |
| Custo por documento | nenhum (usa o A1 que você já tem) | o da plataforma |
No InfoKaw, ao mandar um formulário do lançamento para assinatura, você escolhe se ele vai carimbado com o certificado da filial — e onde o carimbo entra na página. O cliente recebe o link e assina em cima do documento já identificado.
O que a nossa assinatura com certificado NÃO faz
Aqui vale ser direto, porque esse detalhe raramente é dito por quem vende:
Não há carimbo de tempo (TSA). A data registrada é a do servidor, não a de uma autoridade de tempo independente.
Não há consulta de revogação (CRL/OCSP) embutida. A validação depende de o certificado estar vigente no momento em que alguém for conferir.
Na prática isso significa: a assinatura serve muito bem para provar origem e integridade no uso corrente — recibo, comprovante, formulário que circula entre você e o cliente. Para validade de longo prazo, o padrão é o PAdES-LTV, que exige contratar um serviço de carimbo de tempo. Hoje isso não está incluído.
Se o seu caso é guardar um documento por dez anos e precisar que ele se valide sozinho daqui a uma década, essa é uma conversa a ter antes, não depois.
E mais um comportamento que vale conhecer: no recibo de baixa, a assinatura é best effort. Se a filial estiver sem certificado configurado, com senha errada ou com o certificado vencido, o sistema registra o problema e imprime o documento assim mesmo, sem assinatura. A impressão não para por causa disso — o que é a decisão certa para um balcão, e uma coisa que você precisa saber que acontece.
Como escolher
Três perguntas resolvem a maioria dos casos:
- Quem precisa concordar com esse documento? Se é só a sua empresa emitindo, é certificado. Se tem outra parte, é eletrônica.
- O cliente teria certificado digital? Se a resposta é “a maioria não”, a assinatura eletrônica é o único caminho que realmente funciona.
- Esse documento precisa provar alguma coisa daqui a quantos anos? Se a resposta passa de alguns anos, pergunte sobre carimbo de tempo — de nós e de qualquer fornecedor.
O que não é assinatura
Para fechar, três coisas que circulam como se fossem e não são:
- Foto do papel assinado. Prova que existiu um papel. Não prova quem assinou nem que o conteúdo é aquele.
- “Ok” no WhatsApp. Tem valor como indício, e é melhor que nada. Não é a mesma coisa que uma assinatura com registro de autoria.
- PDF com imagem de assinatura colada. É um desenho dentro de um arquivo editável.
A diferença entre esses e uma assinatura de verdade só aparece quando alguém contesta. É exatamente o momento em que não dá mais para resolver.
Quer entender qual das duas o seu documento precisa? A gente olha junto o seu fluxo.
Fala com a gente: (44) 99942-2829
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