A ordem de serviço ficou pronta. Agora começa a parte que ninguém cronometra: imprimir, levar para o cliente assinar, trazer de volta, escanear ou fotografar, salvar em algum lugar.
Quando o cliente não está na porta, piora: manda o PDF por WhatsApp, ele imprime, assina, fotografa torto e devolve. O que entra na pasta é uma foto de papel.
E seis meses depois, quando alguém precisa, ninguém acha.
O caminho curto usa o mesmo canal
A troca não é o canal — é o que volta por ele.
No InfoKaw, o fluxo de assinatura de um formulário do lançamento é este:
1. Escolher quem assina. O sistema sugere os signatários a partir do cliente e dos contatos do cadastro. Você confere, ajusta e segue.
2. Gerar o documento. É o formulário 1, 2 ou 3 do lançamento — o mesmo que você já usa no menu Formulários. Não é um modelo novo que alguém precisa montar.
3. Mandar o link pelo WhatsApp da empresa. Aqui está a parte que importa: o link vai pelo diálogo de envio que já existe no sistema, pelo número da sua filial.
4. O cliente assina pelo celular. Sem instalar nada, sem certificado, sem imprimir.
5. O assinado volta como anexo do lançamento. O PDF fica guardado e vinculado ao documento que o originou. Não é uma pasta à parte.
Ninguém imprimiu, ninguém fotografou, e o arquivo está onde alguém vai procurar: no próprio lançamento.
O diálogo sugere o signatário a partir do cadastro e deixa ligar o certificado da empresa antes do envio. Os dados desta tela foram substituídos por fictícios.
Três decisões que valem explicar
Essas são as escolhas que diferenciam uma integração que funciona de uma que gera conta no fim do mês.
O envio automático da plataforma fica desligado
As plataformas de assinatura mandam o link elas mesmas, por e-mail ou SMS. É conveniente — e cobrado à parte.
Como o sistema já tem um canal de WhatsApp configurado, com o diálogo de envio que respeita o canal oficial e a janela de 24 horas, o link sai por ali. Você paga pela assinatura, não pelo envio de uma mensagem que já sabia mandar.
Tem um ganho além do custo: a mensagem chega do número que o cliente conhece, no mesmo lugar onde ele já fala com você. Link de assinatura vindo de remetente desconhecido é link que não é clicado.
O aviso da plataforma não é a fonte da verdade
Quando todos assinam, a plataforma chama o sistema para avisar. O conteúdo desse aviso não é confiado.
Ele serve só para dizer qual documento mudou. A partir daí, o sistema vai consultar a situação na origem, com o token da própria filial, e é essa resposta que vale.
Pode parecer desconfiança excessiva. Não é: um aviso que chega pela internet é uma mensagem que qualquer um pode tentar enviar. Tratá-lo como gatilho — e não como informação — fecha essa porta sem perder nada em velocidade.
Quando a confirmação chega, o PDF assinado é baixado na hora, porque o link de download da plataforma expira em 60 minutos. Ele é guardado no armazenamento da empresa e entregue à rotina que originou o documento.
Sem endereço público, continua funcionando
Empresa que roda em intranet, sem endereço acessível de fora, não recebe o aviso — simplesmente não há como a plataforma alcançá-la.
Isso não deixa o recurso inutilizável. O botão Atualizar faz exatamente a mesma conferência, sob demanda: consulta a situação, baixa o assinado se estiver pronto, guarda e vincula. Mesmo código, outro gatilho.
É o tipo de detalhe que decide se o recurso serve para metade dos clientes ou para todos.
Feito para ir além do lançamento
Hoje a assinatura está no lançamento — ordem de serviço, pedido, orçamento. Mas o jeito como foi construída importa para quem está avaliando.
O núcleo cuida do que é igual para qualquer documento: a conta da filial, a criação, o aviso, o download e a guarda do assinado.
O que muda de rotina para rotina fica num adaptador: quem pode usar, qual PDF é gerado, quem são os signatários sugeridos e onde o assinado vai parar.
Levar a assinatura para uma rotina nova — um cadastro, um contrato, uma agenda — é escrever esse adaptador. A tela abre o mesmo popup, passando o tipo. Não é refazer a integração.
O certificado da empresa pode vir junto
Um complemento que costuma passar batido: ao mandar o documento para assinatura, dá para escolher que ele saia já carimbado com o certificado digital A1 da filial, no ponto da página que você indicar.
Nesse caso o documento carrega duas coisas: a assinatura da sua empresa, que prova origem e integridade, e a assinatura eletrônica do cliente, que prova a concordância dele. Escrevemos sobre a diferença entre as duas.
O que o sistema não faz
- A conta da plataforma é sua. O sistema usa o token da sua empresa, configurado por filial. A assinatura é cobrada por quem presta o serviço, não por nós.
- Não há modelo de contrato pronto. O que vai para assinatura é o formulário do lançamento que você já tem. Se o seu documento não existe hoje, ele precisa ser feito antes.
- Não há fluxo de aprovação interna antes do envio. Quem tem permissão envia.
- PDF acima de 10 MB não vai. É limite da plataforma, e formulário com imagem pesada chega lá mais rápido do que parece.
- Hoje só o lançamento. Outras rotinas exigem o adaptador correspondente.
Por onde começar
Comece pelo documento que mais volta assinado hoje — normalmente a ordem de serviço. Mande cinco pelo fluxo novo e compare duas coisas: quanto tempo levou até voltar assinado, e quantos você conseguiu achar uma semana depois sem perguntar para ninguém.
A segunda costuma ser a que convence.
Fala com a gente: (44) 99942-2829
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