Tem uma combinação que aparece em quase toda empresa: a equipe passou o mês ocupada e a meta não veio. As duas coisas convivem bem, porque volume de atividade e resultado são medidas diferentes.
A razão de isso passar despercebido é simples. A maioria acompanha dois números — quanto entrou no funil e quanto fechou — e os dois chegam tarde demais para mudar qualquer coisa. Quando você descobre que fechou pouco, o mês acabou.
Abaixo estão os dez que usamos no resumo do funil do InfoKaw, na ordem em que a venda acontece, com o que cada um revela quando está ruim.
1. Novos contatos
Quantas oportunidades nasceram no período.
É a base de tudo. Se cai, nada adiante melhora — não existe conversão que compense funil vazio.
Quando está ruim: o problema não é do comercial, é de geração de demanda. Cobrar mais esforço do vendedor num funil sem entrada é desgastar time por nada.
2. Tempo até a primeira resposta
Do primeiro contato do cliente até a primeira resposta de uma pessoa.
É o indicador mais subestimado da lista. Em compra com urgência — e autopeças, material de construção e serviço técnico são quase sempre urgência — quem responde primeiro costuma levar a venda, mesmo sendo mais caro.
Dois cuidados que fazem diferença:
- Mensagem automática não conta como resposta. Se contasse, bastava configurar um “olá, já vamos te atender” para o número ficar excelente enquanto o cliente continua esperando.
- A contagem começa antes do cartão. O cliente escreve primeiro; o cartão no funil nasce depois. Se o relógio só começasse no cartão, você mediria a própria organização, não a espera do cliente.
Quando está ruim: geralmente não é preguiça — é ninguém saber de quem é a vez de responder.
3. Qualificação
Quantos contatos passaram de “chegou” para “tem perfil, tem necessidade, tem como decidir”.
Comparado com o item 1, dá a qualidade da entrada.
Quando está ruim: muita entrada e pouca qualificação significa que você está atraindo a pessoa errada. É problema de canal e de anúncio, não de vendedor.
4. Propostas enviadas
Quantos negócios chegaram a ter proposta.
É o indicador de esforço efetivo. Ele separa “falei com o cliente” de “apresentei preço”.
Quando está ruim: muita qualificação e pouca proposta costuma ser gargalo operacional — demora para levantar preço, para conferir estoque, para montar orçamento. Vale cronometrar quanto tempo leva montar uma proposta na sua empresa. O número costuma assustar.
5. Retornos respondidos no prazo
Não basta responder rápido a primeira vez. A conversa continua, e cada vez que o cliente escreve e espera, existe um prazo.
Este indicador conta quantas dessas esperas foram atendidas dentro do limite que a empresa definiu.
Quando está ruim: é o vazamento mais silencioso do funil. O negócio não é perdido para o concorrente — ele apenas esfria até ninguém lembrar dele.
6. Entradas em negociação
Quantos avançaram de proposta para discussão de condição.
Mede aceitação da proposta.
Quando está ruim: proposta saindo e negociação não começando normalmente é preço fora de mercado ou proposta que não respondeu o que o cliente perguntou.
7. Ganhas
Quantas viraram venda no período.
O número que todo mundo já olha. Vale sozinho muito menos do que parece — só ganha significado ao lado dos outros nove.
8. Perdidas, e por qual motivo
Perda sem motivo registrado é informação jogada fora.
Com motivo, o padrão aparece: preço, prazo de entrega, concorrente específico, cliente desistiu, sem estoque.
Quando está ruim: o valor não está no total de perdas, e sim na distribuição. Perder por preço e perder por prazo pedem decisões opostas — uma é conversa de margem, a outra é conversa de logística.
E cuidado com a categoria “não era cliente”: ela não é perda de venda, é ruído de geração de demanda. Por isso, no InfoKaw, lead sem perfil é encerrado como Não Qualificado, separado de Perdido. Misturar os dois faz a sua conversão parecer pior do que é e esconde o motivo real das perdas.
9. Conversão
Das que fecharam no período — ganhas mais perdidas — quantas foram venda.
Repare que o denominador não é o funil inteiro. Incluir negócio ainda em aberto na conta de conversão produz um número que só piora conforme o funil cresce, o que não faz sentido nenhum.
Quando está ruim: com boa qualificação e conversão baixa, o problema está no meio do processo — proposta, prazo, condição comercial.
10. O que está parado agora
Os nove anteriores explicam o passado. Este é o único em que você pode agir hoje.
É a lista de negócios abertos sem movimento há mais tempo do que deveria, com os mais críticos primeiro. O que transforma um quadro bonito em ferramenta de trabalho.
No InfoKaw, cada funil define quantas horas de silêncio colocam o cartão em atenção e quantas o deixam em estado crítico — e cada etapa pode ter o seu próprio prazo, porque silêncio em “Negociação aprovada” é muito mais grave do que em “Novo contato”.
Quando está ruim: se a lista de parados cresce mês a mês, a equipe está abrindo mais negócios do que consegue conduzir. Mais leads não vão resolver.
Uma rotina de 20 minutos por semana
Dez indicadores só funcionam se forem vistos com regularidade. O ritual mínimo, sempre no mesmo dia:
- Olhe os parados e distribua: quem fala com quem hoje.
- Compare novos contatos e qualificação com a semana anterior. Caiu algum dos dois?
- Veja tempo de primeira resposta. Piorou? Por quê?
- Leia os motivos de perda da semana. Apareceu um motivo novo?
Nada disso exige reunião longa. Exige constância — que, como quase tudo em gestão comercial, é a parte difícil.
O filtro que muda a conversa
Um detalhe do resumo do InfoKaw que vale mencionar: ele respeita o filtro de responsável do quadro. Com “meus cartões” ligado, o próprio vendedor vê o desempenho dele — o tempo de resposta dele, a conversão dele, os parados dele.
Isso muda a natureza do indicador. Deixa de ser instrumento de cobrança do gestor e vira ferramenta de trabalho de quem vende. Na prática, é a diferença entre um número que a equipe teme e um que a equipe usa.
Quer ver esses dez calculados com o funil da sua empresa? A gente monta junto na demonstração.
